Tout savoir sur le logiciel de mise en conformité My Digit Place
My Digit Place est créé par des DPO ayant un fort intérêt pour la cybersécurité, à la recherche d’un outil métier pour accompagner les entreprises dans leur mise en conformité. Cette solution, made in Toulouse, offre une réelle expertise technique, juridique, de sécurité et d’audit à ses utilisateurs. My Digit Place propose deux solutions : une générale (celle présentée dans cette fiche) qui conviendra à toutes les structures, et une spécifique aux boîtes d’intérim, appelée Data RH+.
Comment My Digit Place se présente
« MyDigitplace est un cabinet d’experts toulousains Protection des données (RGPD) et Cybersécurité. Notre mission est d’accompagner nos clients, dans leurs transitions et stratégies numériques. Nous avons développé en partenariat avec nos clients et partenaires les solutions mDp DATA SOLUTION et DATA+ RH. »
Les spécificités de ce logiciel RGPD
« Logiciel simple d’utilisation, nous avons vulgarisé au maximum la protection des données afin de simplifier la cybersécurité et la règlementation sur la protection des données. L’ensemble de nos clients sont unanimes sur le fait que notre outil est simple d’utilisation et très complet.
L’ensemble des procédures contiennent des standards qui permettent une meilleur compréhension et intégration de la règlementation (durées de conservation, plan d’actions, base légale, etc.).
Nous proposons également une base documentaire fournie comprenant notamment :
- Une dizaine de modèles types de documents (Charte informatique, Politique de confidentialité, Droit à l’image, etc.)
- Une quarantaine de fiches pratiques visant à guider les utilisateurs pour la réalisation du plan d’action (Chiffrer les données et les supports, Mettre en conformité l’utilisation des analytics, Déterminer la conformité de ses sous-traitants, Protéger un copieur, etc.)
Enfin, une grande partie des incidents de sécurité étant dus à une erreur humaine, nous avons créé un outil de formation et de sensibilisation des équipes afin d’analyser le risque humain présent chez nos clients. »
Source : My Digit Place
Les avantages de My Digit Place
👍 Cybersécurité
My Digit place est une solution logicielle hyper sécurisée. Elle convient parfaitement à l’hébergement de données sensibles, ce qui est pertinent pour les établissements du médico-social. La solution a obtenu plusieurs certifications, et dispose d’une réelle expertise à ce sujet.
👍 Cartographies
My Digit Place vous permet de cartographier l’ensemble de vos systèmes d’information et de les exporter, vous permettant une réelle vision d’ensemble de votre activité.
👍 Formation, sensibilisation, audits
My Digit Place permet la sensibilisation d’équipe grâce à la réalisation de questionnaires généraux et spécifiques aux services d’une entreprise. My Digit Place vous propose également un panel de formations finançables par l’OPCO. De la prise en main du logiciel à la formation à la sécurité informatique, en passant par la sensibilisation des équipes, ces formations s’inscrivent dans un large catalogue de prestations proposées en plus de l’outil logiciel. My Digit Place vous permet également de réaliser des audits (préventifs, software, standard…).
👍 Registre des sous-traitants et des destinataires
La plateforme vous propose de créer un registre de vos sous-traitants, d’optimiser leur renseignement grâce à un référentiel de sous-traitants déjà connus par la plateforme, et d’estimer leur niveau de conformité. My Digit Place permet également la création d’un registre de destinataire de données, d’indiquer leur niveau de conformité et de leur attribuer des traitements, afin d’avoir une vision globale, documentée et claire des destinataires.
👍 Documentation
La base documentaire inclue dans le logiciel est très riche. L’utilisateur a notamment à sa disposition différents modèles de documents types (chartes, clauses, questionnaires, politiques..), des fiches pratiques ainsi qu’une newsletter et un blog d’actualités.
Les distinctions et certifications
Liste des fonctionnalités de My Digit Place
- Diagnostic de conformité
- Registre de traitements
- Cartographie des traitements
- Cartographie automatisée des traitements
- Tableau de bord
- Planification
- Gestion de l’exercices des droits des personnes
- Espace (ou outil) dédié à la gestion des droits des personnes
- Gestion des violations des données
- Possibilité de créer un registre sous traitant
- Modèles de documents juridiques
- Documentation & veille
- Gestion des droits d’accès des utilisateurs au logiciel
Pour découvrir la définition de chacune des fonctionnalités, consultez notre article : Logiciel conformité rgpd
Fonctionnalités distinctives
Cartographie des systèmes d’information (physique et informatique)
Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur d’avoir une cartographie, un visuel sur l’ensemble du système d’information propre à son activité.
Privacy by design
L’article 25 du RGPD prévoit le principe de Privacy by design, autrement dit le principe de protection des données dès la conception et protection des données par défaut.
Dès la conception : La protection des données personnelles doit être envisagée dès la conception du projet. En traitant la problématique en amont de la création du projet, la structure limite les risques de non conformité. Prévoir la protection des données personnelles dès la conception, c’est pouvoir mettre en place des mesures préventives, prendre des mesures organisationnelles et techniques,
Par défaut : Toute structure traitant de données personnelles doit mettre en place une protection automatique des données personnelles.
Le privacy by design est donc l’addition de ces deux principes, permettant une optimisation de la protection des données, dès la conception !
Registre des destinataires
La plateforme permet de créer un registre des destinataires de données traitées. En créant ce registre, vous pouvez rapidement identifier le destinataire du traitement, son niveau de conformité, les traitements pour lesquels il est déjà concerné., la documentation qui lui est liée, etc… De plus, certains destinataires « connus » sont déjà renseignés par la plateforme, ce qui vous permet d’optimiser le renseignement de vos destinataires par la plateforme.
Prix & Tarifs
My Digit Place propose trois formules tarifaires, adaptées à tous les budgets. Il est possible d’augmenter les heures dédiées à la formation ou au suivi annuel, sous réserve de tarifs adaptés aux besoins du client.
Standard
-
Mise en conformité standard
-
Sensibilisation des équipes
-
Base documentaire privée
-
Veille juridique
-
3 utilisateurs
Medium
-
Offre standard
-
2h de formation au logiciel
-
Support technique
-
Ressources documentaires
-
5 utilisateurs
Premium
-
Offre medium
-
Ressources documentaires personnalisées
-
2h30 de hotline dédiée
-
Suivi annuel du plan d'action
-
5 utilisateurs
Cybersécurité
My Digit Place permet aux utilisateurs de la solution de procéder à une mise en conformité sécurisée.
Hébergement et certifications
Chez My Digit Place, les données sont hébergées en France dans des serveurs propriétaires.
Le datacenter est certifié Tier III by Design.
La certification Tier permet d’évaluer le niveau de disponibilité offert par un datacenter, c’est-à-dire le lieu d’hébergement physique des données. Le niveau de disponibilité est la capacité d’un datacenter à continuer à assurer ses fonctions malgré un incident. Le niveau de disponibilité est évalué grâce à la certification Tier, allant de I à IV, IV étant le meilleur niveau possible. Pour référence, la moyenne nationale française de ces datacenter est Tier II.
Le datacenter My Digit Place est également certifié HDS : hébergeur de données de santé.
La certification HDS est obligatoire pour tout établissement de santé qui ne gère pas lui-même son propre système d’information. Il devra alors choisir un éditeur, un sous-traitant, un datacenter, une solution certifiée HDS. La certification est attribuée par un organisme certificateur agréé par le COFRAC selon un référentiel de certification qui reprend les normes ISO 27001, ISO 20000-1 et des exigences spécifiques à la nature des données.
Le datacenter est également porteur du label Datacenter Code of Conduct (EU).
Le label Datacenter Code of Conduct (EU) est un label européen attestant de l’engagement pris par les Datacenters de réduire leur consommation énergétique.
D’autres certifications de My Digit Place : Certification ISO 27001, Certification Iso 50001, Certification ISO 140001:2015 et la certification ISO 9001: 2015.
La certification ISO 27001 est une certification délivrée par l’AFNOR pour une durée de 3 ans, instaurant un haut niveau de sécurité de l’information dans une entreprise ou un organisme. Elle permet d’identifier la présence d’un Système de management de la sécurité de l’information (SMSI), qui traduit la mise en place, la réalisation, l’utilisation et l’optimisation d’un système de gestion de la sécurité de l’information. Ce système permet la protection des données contre les incidents tels que la perte, le vol, l’altération afin de maintenir l’activité. C’est une norme reconnue internationalement, et dont l’obtention est un gage de confiance de l’entreprise envers ses partenaires et ses clients.
La certification Iso 50001 correspond elle aussi à un système de management, cette fois-ci relatif à la diminution de la consommation d’énergie.
La certification ISO 14001 est également relative aux enjeux environnementaux : elle est relative à l’amélioration des performances environnementales d’une entreprise, elle atteste des efforts réalisés et des objectifs atteints.
La certification ISO 9001 est relative au système de management de qualité. Elle atteste de la capacité d’une entreprise à fournir constamment des produits et services conformes aux exigences légales, réglementaires, et des clients, toujours dans une quête d’amélioration.
Une politique relative aux mots de passe est également imposée aux utilisateurs de la solution.
Interconnexion & intégration
My Digit Place ne prévoit pas d’intégration avec d’autres applications.
Informations supplémentaires
En service depuis le 01.11.2019. Disponible en français, anglais. Société française. Données hébergées en France.
Expérience utilisateur 🧑🏻💻
Ergonomie
My Digit place propose une interface simple, accessible et organisée. Le tableau de bord reprend sous forme de schéma la progression et l’état de la mise en conformité. Un plan d’action avec des priorités peut être crée. Chaque onglet est représenté par une icône. Beaucoup d’éléments sont exportables / imprimables.
Le logiciel est un réel assistant, grâce à des listes déroulantes, une grande base de référentiels (appelés standards), il permet une réelle optimisation de la mise en conformité.
La plateforme conçoit des services collaboratifs interne / externe, qui font que l’outil permette la collaboration entre un DPO externalisé et les équipes internes d’un client.
Onboarding
Un guide utilisateur est rendu disponible dans la base documentaire du logiciel.
MyDigitplace propose également pour chaque nouvel utilisateur une formation prise en main du logiciel (en mode expert ou initial). Il est également possible d’obtenir une démo, un essai gratuit depuis leur site web.
Assistance, accompagnement, formation
Chaque utilisateur de My Digit place dispose d’un support téléphonique, d’un suivi client régulier, de documentations récemment mises à jour. La plateforme met également à disposition de l’utilisateur des webinaires de présentation, une veille juridique, un blog d’actualités, une newsletter…
La sensibilisation est un aspect important chez My Digit Place. À cet effet, le logiciel met à disposition plusieurs questionnaires (généraux et spécifiques) sur différentes thématiques (RGPD & cybersécurité). Des équipes peuvent être constituées selon les services de l’organisme destinataires de ces questionnaires (RH, Direction, Marketing, etc…).
My Digit Place propose également un panel de formations finançables par l’OPCO concernant la sécurité informatique, la prise en main du logiciel, etc… Il est également possible de réaliser des audits (préventifs, concernant des standards, etc…).
À qui est destiné My Digit Place
My Digit Place est une solution très sécurisée : elle conviendra alors parfaitement à des établissements gérant des données sensibles, comme des hôpitaux, cliniques, ou toute structure du domaine médico-social.
Au-delà de ce panel, le logiciel conviendra à des DPO et chargés de conformité de sociétés ou d’organismes publics de toute taille…
La solution Data RH+, présentée dans une autre fiche, proposée par My Digit Place cible clairement les entreprises de travail temporaires, les boîtes d’intérim.
Notre avis sur My Digit Place
My Digit Place est un logiciel ultra sécurisé, pratique et qu’on ne peut que recommander. En effet, plusieurs aspects de cette solution sont à féliciter : la sécurité premièrement, est un réel atout pour cette solution. Dans un second temps, il faut relever l’aspect très visuel et ergonomique de la plateforme, qui grâce à la cartographie des systèmes d’information et les différents schémas, permet une réelle compréhension de l’outil. Enfin, la sensibilisation et la documentation sont à souligner : les différents modèles, documents types sont très utiles, et la documentation est pertinente. La solution est optimisée, la création de questionnaires est pertinente, les formations finançables par l’OPCO et les audits sont également louables.
En somme, c’est une solution qui sera parfaitement adaptée à une structure traitant de données sensibles, ou toute structure soucieuse de procéder à une mise en conformité sécurisée, tant la structure est abordable et complète.
👍🏻 On a aimé
✔️ Cybersécurité
✔️ Base documentaire très riche avec générateur de docs en format word
✔️ Cartographie du système d’information
✔️ Système de sensibilisation et formation personnalisé et sectorisé
🙏🏻 On aurait aimé
👉🏻 Une intégration plus complète aurait été appréciable.
Avis utilisateur sur le web
Pas encore d’avis recueillis pour cette solution.
Références client
YMAG, VIAWEB, LOURDES SANCTUAIRE, TVDICI, LES COMPAGNONS DU TOUR DE FRANCE, CFA DE BLAGNAC…
Sources
Date de mise à jour : 20/03/2023
Alternatives à My Digit Place
Note de l'article : Tout savoir sur le logiciel de mise en conformité My Digit Place
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